یہاں کچھ طریقے ہیں ایکسل فائل کا سائز کم کریں۔ ونڈوز 11/10 پر۔ بہت سارے صارفین نے اپنی ایکسل ورک بک کے بڑے سائز کی وجہ سے مسائل کا سامنا کرنے کی اطلاع دی ہے۔ فائل لوڈ کرنے کے دوران، ایکسل پیچھے رہ جاتا ہے یا جم جاتا ہے۔ فائل کا بڑا سائز دوسروں کے ساتھ فائل شیئر کرنے میں بھی دشواری پیدا کرتا ہے۔ اب، کئی عوامل آپ کی ایکسل فائل کا سائز بڑھا سکتے ہیں۔ آئیے ان وجوہات کو جانیں۔
میری ایکسل فائل کا سائز اتنا بڑا کیوں ہے؟
ایک اہم وجہ آپ کی شیٹ میں اعلیٰ معیار کی تصاویر کا اضافہ ہے۔ اس کے علاوہ، پیوٹ کیش جو خود کار طریقے سے پیدا ہوتا ہے جب آپ پیوٹ ٹیبل شامل کرتے ہیں بڑے سائز کی ایکسل فائلوں کے پیچھے ایک اور وجہ ہے۔ اس کی دیگر وجوہات میں اضافی فارمیٹنگ، بہت زیادہ ڈیٹا، ایمبیڈڈ آبجیکٹ، اور ایک ہی ورک بک میں بہت زیادہ ورک شیٹس شامل ہیں۔
ایکسل فائل کا سائز کیسے کم کیا جائے؟
اگر آپ کی ایکسل ورک بک کا سائز بہت بڑا ہے، تو آپ Excel فائل کے سائز کو کم کرنے کے لیے نیچے دی گئی تجاویز اور ترکیبیں استعمال کر سکتے ہیں:
- اپنی اسپریڈشیٹ کو ایکسل بائنری ورک بک کے طور پر محفوظ کریں۔
- غیر ضروری ورک شیٹس، ڈیٹا اور غیر استعمال شدہ فارمولوں کو ہٹا دیں۔
- شامل کردہ تصویری فائلوں کو سکیڑیں۔
- پیوٹ کیشے کو اپنی ایکسل فائل کے ساتھ اسٹور نہ کریں۔
- اپنی ورک بک سے فارمیٹنگ کو ہٹا دیں۔
- واچ کو حذف کریں۔
- ایک سرشار ٹول کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل فائل کو کمپریس کریں۔
1] اپنی اسپریڈشیٹ کو ایکسل بائنری ورک بک کے طور پر محفوظ کریں۔
پہلی ٹپ جسے ہم آپ کی ایکسل فائل کے سائز کو کم کرنے کے لیے شیئر کرنا چاہیں گے وہ ہے ورک بک کو XLS یا XLSX فارمیٹ کی بجائے Excel Binary Workbook (XLSB) فارمیٹ میں محفوظ کرنا ہے۔ یہ فارمیٹ ورک بک کو بہت کم سائز میں محفوظ کرتا ہے کیونکہ یہ XML پر مبنی فارمیٹ کے مقابلے بائنری فارمیٹ میں ڈیٹا محفوظ کرتا ہے۔
یاد رکھیں کہ XLS اور XLSX فارمیٹس زیادہ وسیع پیمانے پر استعمال ہونے والے فارمیٹس ہیں اور زیادہ تر تھرڈ پارٹی اسپریڈشیٹ پروگراموں کے ساتھ کام کرتے ہیں۔ تاہم، بائنری فارمیٹ ٹھیک ہے اگر آپ فائل کو صرف Microsoft Excel یا دوسرے سافٹ ویئر کے ساتھ استعمال کر رہے ہیں جو XSLB فارمیٹ کو سپورٹ کرتے ہیں۔
اپنی اسپریڈشیٹ کو ایکسل بائنری ورک بک کے طور پر محفوظ کرنے کے لیے، درج ذیل مراحل پر عمل کریں:
- سب سے پہلے، سورس ایکسل فائل کو کھولیں اور پر کلک کریں۔ فائل > اختیارات > محفوظ کریں۔ اختیار
- اب، آؤٹ پٹ فارمیٹ کو سیٹ کریں۔ ایکسل بائنری ورک بک (.xlsb) اور دبائیں محفوظ کریں۔ بٹن
2] غیر ضروری ورک شیٹس، ڈیٹا اور غیر استعمال شدہ فارمولوں کو ہٹا دیں۔
آپ اپنی ورک بک سے کوئی متعلقہ یا اہم ڈیٹا کے بغیر غیر ضروری ورک شیٹس کو حذف کرنے کی کوشش بھی کر سکتے ہیں۔ نیچے سے شیٹ ٹیب پر دائیں کلک کریں اور ڈیلیٹ آپشن کو منتخب کریں۔ اس کے علاوہ، آپ اپنی ایکسل فائل کا سائز کم کرنے کے لیے ناپسندیدہ ڈیٹا اور فارمولے بھی صاف کر سکتے ہیں۔
3] شامل کردہ تصویری فائلوں کو سکیڑیں۔
اپنی ایکسل فائل کا سائز مزید کم کرنا چاہتے ہیں؟ ٹھیک ہے، اپنی اسپریڈشیٹ میں شامل تصویری فائلوں کو کمپریس کرنے کی کوشش کریں۔ زیادہ ریزولوشن والی تصاویر ایکسل ورک بک کے فائل سائز میں اضافہ کرتی ہیں۔ لہذا، ایمبیڈڈ امیجز کا سائز کم کریں اور یہ خود بخود ایکسل فائل کا سائز کم کردے گا۔
ایسا کرنے کا طریقہ یہاں ہے:
- سب سے پہلے، اپنی ایکسل فائل میں ایک تصویر منتخب کریں اور پر جائیں۔ تصویر ٹیب
- اب، پر کلک کریں کمپریس پکچرز ایڈجسٹ گروپ کے نیچے بٹن۔
- اگلا، ٹک کریں۔ صرف اس تصویر پر لگائیں۔ (اپنی ضرورت کے مطابق منتخب کریں) اور تصویروں کے کٹے ہوئے علاقوں کو حذف کریں۔ چیک باکسز
- اس کے بعد، پر کلک کریں ڈیفالٹ ریزولوشن استعمال کریں۔ قرارداد کے تحت اختیار.
- آخر میں، دبائیں ٹھیک ہے اپنی تمام تصاویر کو کمپریس کرنے کے لیے بٹن۔
پڑھیں: ایکسل ایک ہی وقت میں ایک ہی نام کے ساتھ دو ورک بک نہیں کھول سکتا .
4] پیوٹ کیشے کو اپنی ایکسل فائل کے ساتھ اسٹور نہ کریں۔
ایکسل فائل کا سائز کم کرنے کے لیے آپ اپنی ورک بک سے پیوٹ کیشے کو بھی ہٹا سکتے ہیں۔ جب آپ اپنی ورک بک میں ایک پیوٹ ٹیبل بناتے ہیں، تو Excel خود بخود ایک Pivot Cache بناتا ہے جو بنیادی طور پر ڈیٹا سورس کی نقل اسٹور کرتا ہے۔ اگرچہ یہ عمل کے دوران مددگار ہے، یہ فائل کا سائز بڑھاتا ہے۔ لہذا، آپ اپنی ایکسل ورک بک کی فائل کا سائز کم کرنے کے لیے پیوٹ کیشے کو حذف کر سکتے ہیں۔
ایسا کرنے کے لیے، اپنے پیوٹ ٹیبل میں موجود سیل پر کلک کریں اور پھر پر جائیں۔ پیوٹ ٹیبل تجزیہ ٹیب اب، PivotTable گروپ کے تحت، منتخب کریں۔ اختیارات اور میں منتقل ڈیٹا ظاہر ہونے والی ڈائیلاگ ونڈو میں ٹیب۔ اگلا، نامی اختیارات کو غیر چیک کریں۔ فائل کے ساتھ سورس ڈیٹا کو محفوظ کریں۔ اور فائل کھولتے وقت ڈیٹا ریفریش کریں۔ .
ایکسل ورک بک کے فائل سائز کو کم کرنے کے لیے مزید ٹپس کی ضرورت ہے؟ اگلی ٹپ پر جائیں۔
جنگ 4 گیئرنگ پی سی کے گیئرز
دیکھیں: ایکسل شیٹ سے میٹا ڈیٹا کو کیسے ہٹایا جائے۔ ?
5] اپنی ورک بک سے فارمیٹنگ کو ہٹا دیں۔
اگر ممکن ہو تو، آپ ایکسل فائل کا سائز کم کرنے کے لیے اپنی اسپریڈشیٹ سے فارمیٹنگ کو ہٹا سکتے ہیں۔ فارمیٹنگ آپ کی ورک بک کو مزید جامع اور معلوماتی بنانے کے لیے مفید ہے۔ تاہم، یہ فائل کے سائز کو بھی نمایاں طور پر بڑھاتا ہے۔ لہذا، اگر آپ کے پاس تمام فارمیٹنگ کو حذف کرنے کا اختیار ہے، تو ایسا کریں، اور یہ خود بخود ایک بڑی ایکسل ورک بک کی فائل کا سائز کم کر دے گا۔
ایسا کرنے کے لیے، آپ ہوم ٹیب پر جا کر پر کلک کر سکتے ہیں۔ صاف کریں > فارمیٹس صاف کریں۔ ایڈیٹنگ گروپ کے تحت آپشن۔ یہ منتخب سیلز سے فارمیٹنگ کو ہٹا دے گا۔
پڑھیں: مفت سافٹ ویئر اور آن لائن ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے بیچ کمپریس پی ڈی ایف فائلز .
6] واچ کو حذف کریں۔
ایکسل ایک واچ ونڈو فراہم کرتا ہے جس کا استعمال کرتے ہوئے آپ آسانی سے فارمولہ حسابات کا معائنہ، آڈٹ یا تصدیق کر سکتے ہیں اور متعدد ورک شیٹس کے ساتھ ایک بڑی ورک بک میں نتائج حاصل کر سکتے ہیں۔ تاہم، یہ آپ کی فائل کا سائز بڑھا سکتا ہے۔ لہذا، جب آپ گھڑیوں کے ساتھ کام کر لیتے ہیں، تو آپ انہیں ہٹا سکتے ہیں۔
ایکسل میں گھڑی کو حذف کرنے کے لیے، پر جائیں۔ فارمولے ٹیب اور پر کلک کریں ونڈو دیکھیں اختیار اب شامل کردہ گھڑیاں منتخب کریں اور دبائیں واچ کو حذف کریں۔ بٹن
7] ایک سرشار ٹول کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل فائل کو کمپریس کریں۔
اگر ایکسل فائل کے سائز کو دستی طور پر کم کرنا تھکا دینے والا لگتا ہے، تو ہم تھرڈ پارٹی ٹول استعمال کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔ بہت سارے آن لائن ٹولز اور ڈیسک ٹاپ ایپلی کیشنز موجود ہیں جو آپ کو ایکسل فائلوں سمیت مختلف قسم کی فائلوں کا سائز کم کرنے میں مدد کرتی ہیں۔ اگر آپ مفت کی تلاش کر رہے ہیں، تو ہم استعمال کرنے کی تجویز کریں گے۔ کلپ کمپریس . یہ ایک اچھا آن لائن ٹول ہے جس کا استعمال کرتے ہوئے آپ XLS اور XLSX فائلوں کا سائز کم کر سکتے ہیں۔
مجھے امید ہے کہ یہ پوسٹ آپ کو ایکسل فائلوں کا سائز کم کرنے میں مدد کرے گی۔
کون سا سافٹ ویئر ایکسل فائل کا سائز کم کرتا ہے؟
اگر آپ ایکسل فائل کا سائز آف لائن کم کرنا چاہتے ہیں تو آپ ڈیسک ٹاپ ایپلیکیشن استعمال کر سکتے ہیں۔ کچھ فائل کمپریشن سافٹ ویئر ہیں جو آپ کو ایکسل فائل کا سائز کم کرنے دیتے ہیں۔ کچھ کو نام دینے کے لیے، آپ Sobolsoft کے ذریعے NXPowerLite یا Excel File Size Reduce Software استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ آزمائشی ورژن کے ساتھ ادا شدہ سافٹ ویئر ہیں۔ اگر آپ ایکسل فائل کا سائز کم کرنے کے لیے مفت ٹول چاہتے ہیں تو مفت آن لائن ٹولز جیسے WeCompress یا ClipCompress استعمال کریں۔
اب پڑھیں: ورڈ دستاویز کے سائز کو کمپریس اور کم کرنے کا طریقہ ?
