کیا آپ شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویزات کو ذخیرہ کرنے اور ترتیب دینے کا ایک موثر طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟ ایک دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ ترتیب دینا SharePoint میں شروع کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے، کیونکہ یہ فائلوں کو ذخیرہ کرنے اور ان کا نظم کرنے کا ایک حسب ضرورت اور صارف دوست طریقہ پیش کرتا ہے۔ اس گائیڈ میں، ہم آپ کو شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانے کا طریقہ دکھائیں گے تاکہ آپ اپنی دستاویز کی لائبریری سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھا سکیں۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں ایک دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانا:
- شیئرپوائنٹ آن لائن پر جائیں اور 'نیو' بٹن پر کلک کریں۔
- ٹیمپلیٹس کی فہرست سے 'دستاویز لائبریری' کو منتخب کریں۔
- لائبریری کا نام درج کریں۔
- کوئی بھی متعلقہ کالم شامل کریں۔
- ربن سے 'ایڈوانسڈ' آپشن کو منتخب کریں۔
- ٹیمپلیٹ کے لیے URL درج کریں اور 'OK' پر کلک کریں۔
- ٹیمپلیٹ کو محفوظ کریں۔
انٹرنیٹ ایکسپلورر میں ایک سے زیادہ ٹیب کو کیسے کھولیں
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ کیسے بنائیں؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں ایک دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانا اس بات کو یقینی بنانے کا ایک بہترین طریقہ ہے کہ تمام دستاویزات ایک ہی جگہ پر محفوظ ہیں اور انہیں منظم رکھا گیا ہے۔ ایک ٹیمپلیٹ بنا کر، آپ ایک سے زیادہ دستاویز لائبریریوں کے لیے ایک ہی فارمیٹ اور ترتیبات کو آسانی سے دوبارہ استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ عمل سادہ اور سیدھا ہے، اور منٹوں میں کیا جا سکتا ہے۔
مرحلہ 1: اپنے شیئرپوائنٹ آن لائن اکاؤنٹ تک رسائی حاصل کریں۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے، آپ کے پاس پہلے شیئرپوائنٹ آن لائن اکاؤنٹ ہونا ضروری ہے۔ مائیکروسافٹ کی ویب سائٹ پر جا کر آپ آسانی سے مفت میں اکاؤنٹ بنا سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ نے ایک اکاؤنٹ بنا لیا، تو آپ اپنے اکاؤنٹ تک رسائی حاصل کر سکیں گے اور اپنی دستاویز کی لائبریریوں کو بنانا اور ان کا نظم کرنا شروع کر دیں گے۔
مرحلہ 2: ایک نئی دستاویز لائبریری بنائیں
اپنے شیئرپوائنٹ آن لائن اکاؤنٹ میں لاگ ان ہونے کے بعد، آپ کو ایک نئی دستاویز لائبریری بنانے کی ضرورت ہوگی۔ یہ صفحہ کے اوپری دائیں کونے میں تخلیق بٹن پر کلک کرکے کیا جا سکتا ہے۔ آپ کو دستاویز کی لائبریری کے لیے ایک نام درج کرنے کے لیے کہا جائے گا، اور اگر آپ چاہیں تو آپ ایک ٹیمپلیٹ بھی منتخب کر سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ نے ایک نام درج کر لیا اور ایک ٹیمپلیٹ منتخب کر لیا تو، دستاویز کی لائبریری بنانے کے لیے تخلیق بٹن پر کلک کریں۔
مرحلہ 3: دستاویز لائبریری کی ترتیبات کو ترتیب دیں۔
ایک بار جب آپ دستاویز کی لائبریری بنا لیتے ہیں، آپ کو ترتیبات کو ترتیب دینے کی ضرورت ہوگی۔ آپ بائیں ہاتھ کے مینو میں ترتیبات کے آپشن پر کلک کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ یہاں سے، آپ دستاویز کی لائبریری کی ترتیبات کو ترتیب دینے کے قابل ہو جائیں گے، جیسے پہلے سے طے شدہ مواد کی اقسام، پہلے سے طے شدہ فولڈر کا ڈھانچہ، اور دیگر اختیارات۔
مرحلہ 4: ایک ٹیمپلیٹ بنائیں
ایک بار جب آپ نے دستاویز لائبریری کی ترتیبات کو ترتیب دیا ہے، تو آپ ایک ٹیمپلیٹ بنانے کے قابل ہو جائیں گے۔ ایسا کرنے کے لیے بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں۔ یہاں سے، آپ اس دستاویز کی لائبریری کو منتخب کر سکیں گے جس کے لیے آپ ٹیمپلیٹ بنانا چاہتے ہیں، اور پھر Create Template بٹن پر کلک کریں۔ آپ کو ٹیمپلیٹ کے لیے ایک نام درج کرنے کے لیے کہا جائے گا، اور پھر آپ ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے تخلیق بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔
مرحلہ 5: ٹیمپلیٹ کو ایک دستاویز لائبریری کو تفویض کریں۔
ٹیمپلیٹ بنانے کے بعد، آپ کو اسے ایک دستاویز لائبریری میں تفویض کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں، اور پھر اس ٹیمپلیٹ پر کلک کریں جسے آپ تفویض کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ تفویض بٹن پر کلک کرکے ٹیمپلیٹ کو دستاویز کی لائبریری کو تفویض کرنے کے قابل ہو جائیں گے۔
مرحلہ 6: ٹیمپلیٹ کی جانچ کریں۔
ایک بار جب آپ ٹیمپلیٹ کو کسی دستاویز کی لائبریری کو تفویض کر دیتے ہیں، تو آپ کو یہ یقینی بنانے کے لیے اس کی جانچ کرنی ہوگی کہ یہ صحیح طریقے سے کام کر رہا ہے۔ آپ ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک نئی دستاویز لائبریری بنا کر، اور پھر دستاویز لائبریری کی ترتیبات اور خصوصیات کو جانچ کر ایسا کر سکتے ہیں۔ اگر ٹیمپلیٹ صحیح طریقے سے کام کر رہا ہے، تو آپ اسے دیگر دستاویز لائبریریوں کے لیے استعمال کرنا جاری رکھ سکتے ہیں۔
مرحلہ 7: ٹیمپلیٹ شائع کریں۔
ایک بار جب آپ ٹیمپلیٹ کا تجربہ کر لیتے ہیں، تو آپ کو اسے شائع کرنے کی ضرورت ہوگی تاکہ دوسرے صارفین اس تک رسائی حاصل کر سکیں۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں، اور پھر اس ٹیمپلیٹ پر کلک کریں جسے آپ شائع کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ ٹیمپلیٹ کو شائع کرنے کے لیے پبلش بٹن پر کلک کر سکیں گے۔
مرحلہ 8: ٹیمپلیٹ کا اشتراک کریں۔
ٹیمپلیٹ شائع کرنے کے بعد، آپ کو اسے دوسرے صارفین کے ساتھ شیئر کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں، اور پھر اس ٹیمپلیٹ پر کلک کریں جسے آپ شیئر کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ ٹیمپلیٹ کو دوسرے صارفین کے ساتھ شیئر کرنے کے لیے شیئر بٹن پر کلک کر سکیں گے۔
مرحلہ 9: ٹیمپلیٹ کا نظم کریں۔
ٹیمپلیٹ کا اشتراک کرنے کے بعد، آپ کو اس کا نظم کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں، اور پھر اس ٹیمپلیٹ پر کلک کریں جس کا آپ انتظام کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ ٹیمپلیٹ کا نظم کرنے کے لیے مینیج بٹن پر کلک کر سکیں گے اور اپنی ضرورت کی کوئی تبدیلی یا اپ ڈیٹ کر سکیں گے۔
مرحلہ 10: ٹیمپلیٹ کے استعمال کی نگرانی کریں۔
ایک بار جب آپ ٹیمپلیٹ کا اشتراک اور انتظام کر لیتے ہیں، تو آپ کو اس کے استعمال کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایسا کرنے کے لیے، بائیں ہاتھ کے مینو میں ٹیمپلیٹس کے آپشن پر کلک کریں، اور پھر اس ٹیمپلیٹ پر کلک کریں جس کی آپ نگرانی کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد آپ ٹیمپلیٹ کے استعمال کی نگرانی کے لیے مانیٹر کے بٹن پر کلک کر سکیں گے اور یہ معلوم کر سکیں گے کہ یہ کتنی بار استعمال ہو رہا ہے۔
متعلقہ سوالات
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری کیا ہے؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں ایک دستاویز لائبریری ایک ہی جگہ پر ذخیرہ شدہ فائلوں کا مجموعہ ہے۔ یہ دستاویزات کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے اور شیئر کرنے کا ایک موثر طریقہ ہے۔ دستاویزات کو اپ لوڈ، ترمیم، اور دوسرے صارفین کے ساتھ شیئر کیا جا سکتا ہے۔ دستاویز کی لائبریریاں تعاون اور بڑی مقدار میں ڈیٹا کے انتظام کے لیے مفید ہیں۔
دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ ایک دستاویز لائبریری کے لیے ترتیبات اور اختیارات کا پہلے سے طے شدہ سیٹ ہے۔ یہ آپ کو ہر ترتیب کو انفرادی طور پر ترتیب دینے کے بغیر، تیزی سے دستاویز کی لائبریری بنانے کی اجازت دیتا ہے۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ کیسے بنائیں؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے، آپ کو پہلے ایک نئی لائبریری بنانے کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے لائبریریز کے ٹیب پر کلک کریں اور نئی لائبریری کو منتخب کریں۔ اس کے بعد آپ سے لائبریری کے لیے ایک نام درج کرنے اور ایک ٹیمپلیٹ کو منتخب کرنے کے لیے کہا جائے گا۔ ایک بار جب آپ ٹیمپلیٹ منتخب کر لیتے ہیں، تو لائبریری بنانے کے لیے تخلیق پر کلک کریں۔
اس کے بعد آپ کالم شامل کرکے، اجازتیں ترتیب دے کر، اور دیگر ترتیبات کو ترتیب دے کر لائبریری کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ ایک بار جب آپ لائبریری کو اپنی مرضی کے مطابق بنانا مکمل کر لیں تو، Save as Template بٹن پر کلک کریں۔ پھر آپ سے ٹیمپلیٹ کو ایک نام اور تفصیل دینے کو کہا جائے گا۔ ایک بار جب آپ یہ کر لیتے ہیں، تو آپ ٹیمپلیٹ کو محفوظ کر سکتے ہیں اور جب بھی آپ کو ضرورت ہو نئی لائبریریاں بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ استعمال کرنے کے کیا فوائد ہیں؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ کا استعمال نئی لائبریریاں بناتے وقت آپ کا وقت اور محنت بچا سکتا ہے۔ ہر ایک لائبریری کو شروع سے ترتیب دینے کے بجائے، آپ آسانی سے ٹیمپلیٹ کا استعمال کر سکتے ہیں اور اپنی ضرورت کی تمام ترتیبات کے ساتھ تیزی سے ایک نئی لائبریری بنا سکتے ہیں۔ یہ خاص طور پر مفید ہو سکتا ہے جب آپ کو ایک جیسی ترتیبات کے ساتھ متعدد لائبریریاں بنانے کی ضرورت ہو۔
اس کے علاوہ، ٹیمپلیٹ کا استعمال آپ کو اپنی لائبریریوں میں مستقل مزاجی کو برقرار رکھنے میں مدد دے سکتا ہے۔ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام لائبریریوں میں ایک جیسی ترتیبات اور اختیارات ہیں، جس سے ان کا نظم و نسق اور استعمال کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانے کے کیا اقدامات ہیں؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانا ایک سیدھا سادہ عمل ہے۔ سب سے پہلے، آپ کو ایک نئی لائبریری بنانے اور ٹیمپلیٹ کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔ ایک بار جب آپ یہ کر لیتے ہیں، تو آپ کالم شامل کرکے، اجازتیں ترتیب دے کر اور دیگر ترتیبات کو ترتیب دے کر لائبریری کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔ آخر میں، آپ لائبریری کو بطور ٹیمپلیٹ محفوظ کر سکتے ہیں۔
اس کے بعد آپ ٹیمپلیٹ کو ایک نام اور تفصیل دے سکتے ہیں، اور اسے مستقبل کے استعمال کے لیے محفوظ کر سکتے ہیں۔ اس ٹیمپلیٹ کو انہی ترتیبات اور اختیارات کے ساتھ تیزی سے نئی لائبریریاں بنانے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
کیا شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ کے استعمال کی کوئی پابندیاں ہیں؟
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ کا استعمال اسی طرح کی ترتیبات کے ساتھ نئی لائبریریوں کو تیزی سے بنانے کا ایک مفید طریقہ ہو سکتا ہے۔ تاہم، کچھ حدود ہیں جن سے آگاہ ہونا ضروری ہے۔
ایک تو، ٹیمپلیٹ ہر قسم کی لائبریریوں کے لیے موزوں نہیں ہو سکتا۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کو پیچیدہ اجازتوں یا ترتیبات کے ساتھ لائبریریاں بنانے کی ضرورت ہے، تو ٹیمپلیٹ ان کو ایڈجسٹ کرنے کے قابل نہیں ہوسکتا ہے۔ اس کے علاوہ، ٹیمپلیٹ شیئرپوائنٹ آن لائن میں نئی خصوصیات یا اپ ڈیٹس کو ایڈجسٹ کرنے کے قابل نہیں ہوسکتا ہے۔ اس طرح، اپنے ٹیمپلیٹس کا باقاعدگی سے جائزہ لینا اور اپ ڈیٹ کرنا ضروری ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ اپ ٹو ڈیٹ ہیں۔
شیئرپوائنٹ آن لائن میں دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانا آپ کے دستاویزات کو منظم اور آسانی سے قابل رسائی رکھنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ شیئرپوائنٹ کے بدیہی انٹرفیس اور پیروی کرنے میں آسان ہدایات کی مدد سے، آپ تیزی سے ایک ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں جو آپ کو اپنے تمام دستاویزات کو آسانی سے اسٹور کرنے، شیئر کرنے اور ان کا نظم کرنے میں مدد فراہم کرے گا۔ چاہے آپ کو پراجیکٹ فائلوں، کسٹمر ڈیٹا، یا کمپنی کے ریکارڈ پر نظر رکھنے کی ضرورت ہو، شیئرپوائنٹ آن لائن ایک دستاویز لائبریری ٹیمپلیٹ بنانے کے لیے بہترین ٹول ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کی دستاویزات منظم رہیں۔
