شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو کیسے ملایا جائے؟

اگر آپ شیئرپوائنٹ صارف ہیں جو دو دستاویزات کو ضم کرنے کا طریقہ تلاش کر رہے ہیں، تو آپ صحیح جگہ پر پہنچ گئے ہیں! اس مضمون میں، ہم شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو کامیابی کے ساتھ ضم کرنے کے طریقہ پر تبادلہ خیال کریں گے۔ ہم دستاویزات کو ضم کرنے کے لیے درکار اقدامات کے ساتھ ساتھ اس عمل کے فوائد اور نقصانات کا احاطہ کریں گے۔ اس مضمون کے اختتام تک، آپ کو شیئرپوائنٹ میں آسانی کے ساتھ دو دستاویزات کو مؤثر طریقے سے ضم کرنے کا علم ہو جائے گا۔ تو، آئیے شروع کریں!

شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو کیسے ملایا جائے۔

شیئرپوائنٹ ایک طاقتور تعاون کا پلیٹ فارم ہے جو ٹیموں کو دستاویزات اور معلومات کا انتظام، ذخیرہ اور اشتراک کرنے میں مدد کرتا ہے۔ یہ ساتھیوں اور صارفین کے ساتھ تعاون کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے، اور اس کی ایک خصوصیت دو دستاویزات کو ضم کرنے کی صلاحیت ہے۔ SharePoint میں دو دستاویزات کو ضم کرنا ایک سادہ عمل ہے، اور یہ مضمون بتائے گا کہ اسے کیسے کرنا ہے۔

مرحلہ 1: شیئرپوائنٹ دستاویز لائبریری تک رسائی حاصل کریں۔

SharePoint میں دو دستاویزات کو ضم کرنے کا پہلا قدم SharePoint دستاویز کی لائبریری تک رسائی حاصل کرنا ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو شیئرپوائنٹ ویب سائٹ پر اپنے اکاؤنٹ میں لاگ ان کرنے کی ضرورت ہوگی۔ ایک بار جب آپ لاگ ان ہوجاتے ہیں، تو اس دستاویز کی لائبریری پر جائیں جس تک آپ رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ پھر، دستاویزات کے ٹیب پر کلک کریں۔

مرحلہ 2: ضم کرنے کے لیے دستاویزات کو منتخب کریں۔

ایک بار جب آپ دستاویز کی لائبریری میں ہیں، آپ کو ان دستاویزات کو منتخب کرنے کی ضرورت ہوگی جنہیں آپ ضم کرنا چاہتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، ان دستاویزات کے آگے موجود چیک باکسز کو منتخب کریں جنہیں آپ ضم کرنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ دستاویزات کو منتخب کر لیں، صفحہ کے نیچے ضم بٹن پر کلک کریں۔

گوگل hangouts چھپے ہوئے متحرک emojis

مرحلہ 3: انضمام کی تصدیق کریں۔

ضم کرنے کے بٹن پر کلک کرنے کے بعد، آپ کو ایک تصدیقی صفحہ پیش کیا جائے گا۔ یہ صفحہ ان دستاویزات کی فہرست بنائے گا جو آپ ضم کر رہے ہیں، اور آپ کو اس بات کی تصدیق کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ آگے بڑھنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ انضمام کی تصدیق کر لیتے ہیں، تو SharePoint ایک نئی دستاویز بنائے گا جس میں دونوں دستاویزات کے مشترکہ مواد شامل ہوں گے۔

مرحلہ 4: ضم شدہ دستاویز کا جائزہ لیں اور محفوظ کریں۔

ضم شدہ دستاویز بننے کے بعد، آپ کو اس کے مواد کا جائزہ لینے کی ضرورت ہوگی۔ ایک بار جب آپ مواد سے مطمئن ہو جائیں تو، آپ دستاویز کو اپنی SharePoint لائبریری میں محفوظ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے صفحہ کے اوپری حصے میں محفوظ بٹن پر کلک کریں۔ اب آپ اپنی شیئرپوائنٹ لائبریری سے ضم شدہ دستاویز تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

مرحلہ 5: ضم شدہ دستاویز کا اشتراک کریں۔

ضم شدہ دستاویز کے محفوظ ہونے کے بعد، آپ اسے دوسرے صارفین کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے صفحہ کے اوپری حصے میں شیئر آئیکون پر کلک کریں۔ اس سے ایک ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا جہاں آپ ان لوگوں کے نام یا ای میل ایڈریس درج کر سکتے ہیں جن کے ساتھ آپ دستاویز کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں۔ جب آپ کام مکمل کر لیں تو، مخصوص صارفین کو دستاویز بھیجنے کے لیے شیئر پر کلک کریں۔

مرحلہ 6: اصل دستاویزات کو حذف کریں۔

ضم شدہ دستاویز کا اشتراک کرنے کے بعد، آپ اصل دستاویزات کو حذف کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ جن دستاویزات کو حذف کرنا چاہتے ہیں ان کے آگے موجود چیک باکسز کو منتخب کریں۔ پھر، صفحہ کے نیچے ڈیلیٹ آپشن پر کلک کریں۔ شیئرپوائنٹ آپ کو اس بات کی تصدیق کرنے کا اشارہ کرے گا کہ آپ دستاویزات کو حذف کرنا چاہتے ہیں۔ ایک بار جب آپ حذف کی تصدیق کر لیتے ہیں، تو دستاویزات آپ کی SharePoint لائبریری سے ہٹا دی جائیں گی۔

مرحلہ 7: دستاویز کی سرگرمی کی نگرانی کریں۔

ایک بار جب آپ دستاویز کو ضم اور اشتراک کر لیتے ہیں، تو آپ دستاویز کی سرگرمی کی نگرانی کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے صفحہ کے اوپری حصے میں موجود ایکٹیویٹی ٹیب پر کلک کریں۔ اس سے ایک صفحہ کھل جائے گا جو دستاویز سے متعلق تمام سرگرمیاں دکھاتا ہے، جیسے کہ اسے کس نے دیکھا یا اس میں ترمیم کی ہے۔ دستاویز پر نظر رکھنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے کہ اسے حسب منشا استعمال کیا جا رہا ہے۔

مرحلہ 8: ضم شدہ دستاویز میں ترمیم کریں۔

اگر آپ کو ضم شدہ دستاویز میں کوئی تبدیلی کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ صفحہ کے اوپری حصے میں ترمیم کے بٹن پر کلک کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ اس سے دستاویز ایک ایڈیٹر میں کھل جائے گی، جہاں آپ تبدیلیاں کر سکتے ہیں اور انہیں محفوظ کر سکتے ہیں۔ جب آپ ختم کر لیں تو، دستاویز میں تبدیلیوں کو محفوظ کرنے کے لیے محفوظ کریں پر کلک کریں۔

مرحلہ 9: ورژن دستاویز کو کنٹرول کریں۔

دستاویز میں کی گئی تبدیلیوں پر نظر رکھنے کا ورژن کنٹرول ایک بہترین طریقہ ہے۔ ایسا کرنے کے لیے صفحہ کے اوپری حصے میں ورژن ہسٹری کے بٹن پر کلک کریں۔ اس سے ایک صفحہ کھل جائے گا جو دستاویز کے تمام ورژن اور ان کی تخلیق کی تاریخ دکھاتا ہے۔ وقت کے ساتھ دستاویز میں کی گئی تبدیلیوں پر نظر رکھنے کا یہ ایک بہترین طریقہ ہے۔

مرحلہ 10: دستاویز کو محفوظ کریں۔

ضم شدہ دستاویز پر کام کرنے کے بعد، آپ اسے محفوظ کر سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے صفحہ کے اوپری حصے میں موجود آرکائیو بٹن پر کلک کریں۔ یہ دستاویز کو آرکائیو شدہ فولڈر میں لے جائے گا، جو اسے غلطی سے حذف یا ترمیم کرنے سے روکے گا۔ آپ SharePoint لائبریری میں آرکائیو شدہ فولڈر میں نیویگیٹ کر کے ہمیشہ محفوظ شدہ دستاویز تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔

متعلقہ سوالات

شیئرپوائنٹ کیا ہے؟

شیئرپوائنٹ ایک ویب پر مبنی ایپلیکیشن پلیٹ فارم ہے جسے Microsoft نے تیار کیا ہے۔ یہ دستاویز کے انتظام اور تعاون کے ساتھ ساتھ ویب سائٹ کی تخلیق اور انتظام کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ یہ کاروبار کے لیے کسی بھی ڈیوائس سے معلومات کو ذخیرہ کرنے، منظم کرنے، اشتراک کرنے اور ان تک رسائی کا ایک طاقتور ٹول ہے۔

شیئرپوائنٹ مائیکروسافٹ آفس سوٹ کے ساتھ ضم ہوتا ہے، جس سے صارفین کو دستاویزات، اسپریڈ شیٹس اور پیشکشوں پر تعاون کرنے کی اجازت ملتی ہے۔ یہ ویب سائٹس بنانے اور ان کا انتظام کرنے کے ساتھ ساتھ دستاویزات کو ترتیب دینے اور شیئر کرنے کے لیے استعمال میں آسان انٹرفیس بھی فراہم کرتا ہے۔

شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو کیسے ملایا جائے؟

شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو ضم کرنا آسان ہے۔ سب سے پہلے، آپ کو ان دو دستاویزات کو کھولنا چاہیے جنہیں آپ علیحدہ ونڈوز میں ضم کرنا چاہتے ہیں۔ یقینی بنائیں کہ دستاویزات ایک ہی لائبریری میں ہیں۔ پھر، دونوں دستاویزات کو منتخب کریں، انتخاب پر دائیں کلک کریں، اور ضم کریں کو منتخب کریں۔

دستاویزات کے ضم ہونے کے بعد، آپ ضم شدہ ورژن کا پیش نظارہ کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ درست ہے۔ اس کے بعد آپ ضم شدہ دستاویز کو محفوظ کر سکتے ہیں یا تبدیلیوں کو رد کر سکتے ہیں اگر آپ انہیں رکھنا نہیں چاہتے ہیں۔ آخر میں، آپ ضم شدہ دستاویز کو اپنی ٹیم یا ساتھیوں کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے کے کیا فوائد ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے سے بہت سے فوائد حاصل ہوتے ہیں۔ یہ ٹیموں کو دستاویزات پر زیادہ مؤثر طریقے سے تعاون کرنے کی اجازت دیتا ہے، کیونکہ وہ آسانی سے دو دستاویزات کو ایک ساتھ ملا سکتے ہیں۔ یہ دستاویزات کو منظم کرنے میں بھی مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ٹیم کے تمام اراکین ایک ہی صفحہ پر ہوں۔ مزید برآں، یہ ایک ہی دستاویز کے متعدد ورژنز کی ضرورت کو کم کرتا ہے، جو وقت طلب اور الجھا ہوا ہو سکتا ہے۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنا بھی تبدیلیوں کو ٹریک کرنا اور درستگی کو یقینی بناتا ہے۔ یہ صارفین کو دستی طور پر مختلف ورژن کا موازنہ کیے بغیر دستاویزات کا آسانی سے جائزہ لینے اور تبدیلیاں کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ یہ دستاویزات کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا ایک آسان طریقہ بھی فراہم کرتا ہے کہ ہر کوئی حالیہ ورژن سے کام کر رہا ہے۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنا کتنا محفوظ ہے؟

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنا محفوظ ہے۔ شیئرپوائنٹ میں محفوظ کردہ تمام دستاویزات کو خفیہ اور محفوظ ماحول میں محفوظ کیا جاتا ہے۔ اجازتیں مرتب کرنا بھی ممکن ہے تاکہ صرف مخصوص لوگ ہی دستاویزات تک رسائی اور دیکھ سکیں۔ مزید برآں، شیئرپوائنٹ ورژن کنٹرول اور آڈٹ لاگ جیسی خصوصیات فراہم کرتا ہے جو صارفین کو تبدیلیوں کو ٹریک کرنے اور درستگی کو یقینی بنانے کی اجازت دیتا ہے۔

اس کے علاوہ، شیئرپوائنٹ صارف تک رسائی کنٹرول اور ڈیٹا کے نقصان سے بچاؤ جیسی خصوصیات بھی پیش کرتا ہے جو دستاویزات کو غیر مجاز رسائی یا غلط استعمال سے بچانے میں مدد کرتا ہے۔ نقصان دہ سافٹ ویئر سے تحفظ میں مدد کے لیے اس میں میلویئر پروٹیکشن بھی ہے۔ یہ تمام خصوصیات اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتی ہیں کہ شیئرپوائنٹ میں ضم کرتے وقت دستاویزات محفوظ اور خفیہ رہیں۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے کی کیا حدود ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے کی ایک حد یہ ہے کہ مختلف لائبریریوں سے دستاویزات کو ضم کرنا ہمیشہ ممکن نہیں ہوتا ہے۔ مزید برآں، دستاویزات کی ان اقسام پر پابندیاں ہوسکتی ہیں جنہیں ضم کیا جاسکتا ہے، جیسے پی ڈی ایف اور ورڈ دستاویزات۔ مزید برآں، شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے میں وقت لگ سکتا ہے، خاص طور پر جب بڑی دستاویزات سے نمٹا جائے۔

اس کے علاوہ، شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرتے وقت مطابقت کے مسائل ہوسکتے ہیں۔ یہ سافٹ ویئر ورژن میں فرق یا فارمیٹنگ کے دیگر مسائل کی وجہ سے ہو سکتا ہے۔ آخر میں، شیئرپوائنٹ بیرونی ذرائع، جیسے گوگل ڈرائیو یا ڈراپ باکس سے دستاویزات کو ضم کرنے کی حمایت نہیں کرتا ہے۔

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے کے بہترین طریقے کیا ہیں؟

شیئرپوائنٹ میں دستاویزات کو ضم کرنے کے بہترین طریقوں میں ضم ہونے سے پہلے دستاویزات کا بیک اپ لینا، دستاویزات تک کس کی رسائی ہے اس کو کنٹرول کرنے کے لیے اجازتیں ترتیب دینا، اور تبدیلیوں کو ٹریک کرنے کے لیے ورژن کنٹرول کا استعمال شامل ہے۔ ضم شدہ دستاویز کو محفوظ کرنے سے پہلے اس کا جائزہ لینا بھی ضروری ہے، یہ یقینی بنانے کے لیے کہ یہ درست ہے۔

دستاویزات کو ضم کرتے وقت، یہ یقینی بنانا بھی ضروری ہے کہ ٹیم کے تمام اراکین حالیہ ورژن سے کام کر رہے ہیں۔ آخر میں، یہ ایک اچھا خیال ہے کہ فریق ثالث کا ٹول استعمال کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ دستاویزات شیئرپوائنٹ میں ضم کرنے سے پہلے ان کے موافق ہیں۔ اس سے مطابقت کے مسائل کے خطرے کو کم کرنے میں مدد ملے گی اور اس بات کو یقینی بنایا جائے گا کہ دستاویزات کو صحیح طریقے سے ضم کیا گیا ہے۔

شیئرپوائنٹ دو دستاویزات کو ایک ساتھ ملانا آسان بناتا ہے۔ اس مضمون میں بیان کردہ آسان اقدامات پر عمل کرکے، آپ شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو جلدی اور آسانی سے ضم کر سکتے ہیں۔ اس سے آپ کا وقت اور محنت بچ جائے گی، جس سے آپ دوسرے کاموں پر توجہ مرکوز کر سکیں گے۔ اس ٹول کے ذریعے، آپ فائلوں کو ڈاؤن لوڈ اور اپ لوڈ کرنے کی پریشانی کے بغیر شیئرپوائنٹ میں دو دستاویزات کو آسانی سے اور تیزی سے ضم کر سکتے ہیں۔