بطور آئی ٹی ماہر، آپ Microsoft ٹیموں کے حوالے سے 'ریکارڈنگ' کی اصطلاح سے واقف ہوں گے۔ ٹیموں میں ریکارڈنگ سے مراد کسی میٹنگ یا گفتگو کی آڈیو اور ویڈیو فوٹیج حاصل کرنے کا عمل ہے۔
کچھ مختلف طریقے ہیں جن سے آپ ٹیموں میں ریکارڈنگ کو غیر فعال کر سکتے ہیں۔ آپ اسے کسی مخصوص میٹنگ کے لیے، کسی مخصوص صارف کے لیے، یا پوری تنظیم کے لیے غیر فعال کر سکتے ہیں۔ ہر طریقہ کے اپنے فوائد اور نقصانات ہیں، لہذا آپ کو یہ فیصلہ کرنے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کی ضروریات کے لیے کون سا صحیح ہے۔
اگر آپ کسی مخصوص میٹنگ کے لیے ریکارڈنگ کو غیر فعال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ میٹنگ کی ترتیبات میں جا کر اور 'ریکارڈ نہ کریں' کے اختیار کو منتخب کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ یہ میٹنگ کو ریکارڈ ہونے سے روکے گا، لیکن یہ کسی بھی صارف کو آڈیو یا ویڈیو کے ذریعے میٹنگ میں شامل ہونے سے بھی روکے گا۔ اگر آپ کو میٹنگ ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو اس کے بجائے 'ریکارڈ' کا اختیار منتخب کرنے کی ضرورت ہوگی۔
اگر آپ کسی مخصوص صارف کے لیے ریکارڈنگ کو غیر فعال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ ان کی صارف کی ترتیبات میں جا کر اور 'ریکارڈ نہ کریں' کے اختیار کو منتخب کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ یہ صارف کو ریکارڈ ہونے سے روکے گا، لیکن وہ پھر بھی آڈیو یا ویڈیو کے ذریعے میٹنگ میں شامل ہو سکیں گے۔ اگر آپ کو میٹنگ ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو اس کے بجائے 'ریکارڈ' کا اختیار منتخب کرنے کی ضرورت ہوگی۔
اگر آپ پوری تنظیم کے لیے ریکارڈنگ کو غیر فعال کرنا چاہتے ہیں، تو آپ تنظیم کی ترتیبات میں جا کر اور 'ریکارڈ نہ کریں' کے اختیار کو منتخب کر کے ایسا کر سکتے ہیں۔ یہ تمام میٹنگز کو ریکارڈ ہونے سے روک دے گا، لیکن صارفین پھر بھی آڈیو یا ویڈیو کے ذریعے میٹنگز میں شامل ہو سکیں گے۔ اگر آپ کو میٹنگز کو ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے، تو آپ کو اس کے بجائے 'ریکارڈ' کا اختیار منتخب کرنے کی ضرورت ہوگی۔
اس پوسٹ میں، ہم آپ کو دکھائیں گے کہ کیسے مائیکروسافٹ ٹیموں میں ریکارڈنگ کو غیر فعال کریں۔ ایک مخصوص میٹنگ، ایک مخصوص صارف، یا پوری تنظیم کے لیے۔ مائیکروسافٹ ٹیمز ٹیم کے مالکان اور منتظمین کو میٹنگز ریکارڈ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ یہ خصوصیت اچھی طرح سے کام کرتی ہے اور فوائد کے مطابق ہے، اس لیے کوئی دوبارہ غور کر سکتا ہے۔ تاہم، ہر ادارے کی اپنی پالیسی ہوتی ہے۔ اگر آپ ٹیموں میں ریکارڈنگ کو غیر فعال کرنا چاہتے ہیں، تو یہ پوسٹ آپ کی مدد کرے گی۔
کسی مخصوص میٹنگ، مخصوص صارف، یا پوری تنظیم کے لیے ٹیموں میں ریکارڈنگ کو غیر فعال کریں۔
Microsoft ٹیموں کی میٹنگ میں ریکارڈنگ کو بند کرنے کے لیے، اپنی پسند کے مطابق، ان طریقوں میں سے کسی پر عمل کریں۔ ہر طریقہ کے اپنے فوائد ہیں؛ جو آپ کے لیے بہترین کام کرتا ہے اسے استعمال کریں۔
1] ٹیمز ایڈمن سینٹر کا استعمال کریں۔
آپ ٹیمز ایڈمن کے طور پر میٹنگ کی پالیسیوں میں ترمیم کرنے کے لیے ٹیمز ایڈمن سینٹر تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ ٹیمز ایڈمن سینٹر میں سائن ان کریں۔ میٹنگز > میٹنگ پالیسیز پر جائیں۔ یہاں آپ اپنی تفویض کردہ پالیسی کو منتخب کر سکتے ہیں۔ 'ریکارڈنگ اور ٹرانسکرپشن' سیکشن میں، آپ کلاؤڈ ریکارڈنگ کو فعال/غیر فعال کر سکتے ہیں۔ 
- 'پالیسی مینجمنٹ' سیکشن میں 'شامل کریں' بٹن پر کلک کریں۔
- عالمی یا صارف کے مخصوص کو منتخب کریں۔
- میٹنگ کو غیر فعال کرنے کے لیے No پر سیٹ کریں۔
فی ملاقات کا اختیار دستیاب نہیں ہے۔ ہر میٹنگ کے لیے خودکار ریکارڈنگ کو بند کرنا بہتر ہے، لیکن مالک (یا کافی حقوق والا رکن) اسے دستی طور پر تبدیل کر سکتا ہے۔ ایسا ہونے سے روکنے کے لیے، مالک کو مدعو صارفین کے کردار کو محدود کرنا چاہیے تاکہ صرف وہی ریکارڈنگ کو فعال/غیر فعال کر سکے۔
2] پاور شیل کا استعمال
بہت سے IT منتظمین پالیسیاں ترتیب دینے کے لیے PowerShell cmdlets استعمال کرنا پسند کرتے ہیں۔ یہ نہ صرف زیادہ لچک پیش کرتا ہے، بلکہ زیادہ طاقتور بھی ہے۔ مائیکروسافٹ دستاویزات کے مطابق، آپ TeamsMeetingPolicy میں AllowCloudRecording ترتیب کو ترتیب دے سکتے ہیں۔
| میں چاہتا ہوں کہ میری کمپنی کے تمام صارفین اپنی میٹنگز کو ریکارڈ کرنے کے قابل ہوں۔ |
|
| میں چاہتا ہوں کہ میرے زیادہ تر صارفین اپنی میٹنگز کو ریکارڈ کرنے کے قابل ہوں، لیکن منتخب طور پر کچھ ایسے صارفین کو غیر فعال کر دیں جنہیں ریکارڈ کرنے کی اجازت نہیں ہے۔ |
|
| میں چاہتا ہوں کہ ریکارڈنگ 100% غیر فعال ہو۔ |
|
| میں چاہتا ہوں کہ لکھنا زیادہ تر صارفین کے لیے غیر فعال ہو، لیکن منتخب طور پر ان مخصوص صارفین کے لیے فعال کیا جائے جنہیں لکھنے کی اجازت ہے۔ |
|
اس کے بارے میں مزید یہاں microsoft.com
کیا تمام ٹیموں کی میٹنگز خود بخود ریکارڈ ہو جاتی ہیں؟
نہیں، جب تک کہ Microsoft ٹیموں کی پالیسیوں میں کنفیگر نہ ہو۔ عام طور پر، ٹیموں میں گروپ کے مالک کو میٹنگ کے دوران آن کرنے کی ضرورت ہوتی ہے یا اسے خود بخود میٹنگ شروع کرنے کے لیے سیٹ اپ کرنا ہوتا ہے۔
میں ٹیموں میں خودکار ریکارڈنگ کو کیسے بند کروں؟
آپ مائیکروسافٹ ٹیموں میں آٹو ریکارڈنگ کو روکنے کے لیے میٹنگز سیکشن میں آٹو ریکارڈنگ کو بند کر سکتے ہیں۔ بہتر ہو گا کہ آپ اسے ہر ملاقات کے لیے بدل دیں۔
